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Cómo administrar la caja chica

Si hoy nos tocara hacer un análisis de gastos de lo que va del año, ¿sabríamos cuánto corresponde a compras a través de la caja chica? Aquí te enseñamos cómo gestionar el flujo y te entregamos una sencilla herramienta de control.

Iniciando el segundo semestre, aquí te presentamos una ayuda para tu contabilidad. Se trata de una hoja de cálculo que permite controlar los gastos diarios, semanales o mensuales que habitualmente se realizan a través de la "caja chica".

No son esas grandes cantidades que todos sabemos a qué ítem corresponden. Son un reguero de pesos para fotocopias, implementos de aseo, detalles de una invitación a un café, alguna movilización o pagos de correo que suman más y más, dejando al final del mes un saldo que puede jugarnos en contra si nos hemos sido lo suficientemente cuidadosos en el registro de los gastos.

Aquí te presentamos una herramienta que permite a la dirección controlar los gastos diarios, semanales o mensuales que habitualmente se realizan por esta vía.

  • Herramienta de control de gastos (Icono de software)

Es una planilla de cálculo muy simple que facilita llevar la contabilidad de la caja chica durante el año. Está compuesta por trece hojas, cada una representa el estado de un mes de la caja chica, desde enero hasta diciembre, y la última -anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el año.

CÓMO FUNCIONA

Lo primero que deberá hacer es definir un monto fijo con el que la caja chica deberá operar cada mes. Se debe comenzar ingresando este monto en el aporte inicial del mes de enero, sin importar en qué mes efectivamente empezamos a usar esta administración.

Luego, simplemente se van ingresando los egresos y/o aportes que se realicen en el mes que corresponde. Para hacer esto hay que completar la información de las siguientes columnas:

  • Fecha: fecha en que se realizó el cargo o aporte.
  • Glosa: detalle o motivo del cargo o del aporte.
  • Proveedor: nombre de la empresa o particular que provee el producto o servicio. 
  • Debe: en esta columna se ingresan solamente los montos de los aportes que se hagan a la caja chica. Todo monto ingresado en esta columna será sumado al saldo de la caja chica.
  • Haber: en esta columna se ingresa el monto del cargo o egreso realizado. Todo monto ingresado en esta columna será restado del saldo de la caja chica.
  • Saldo: en esta columna la planilla indica el saldo parcial que va resultando luego de ingresar un cargo o un aporte.

Con cada mes nuevo que comienza, el monto del saldo final del mes anterior es trasladado al campo saldo anterior de la hoja siguiente. Lo único que tienes que hacer es ingresar el aporte inicial del nuevo mes y empezar a ingresar los cargos y los aportes. La costumbre o regla general indica que el aporte inicial de cada mes reponga el dinero gastado de la caja chica durante el mes pasado, de modo que esta vuelva a tener el monto definido para su operación al empezar un nuevo mes.

RESUMEN ANUAL

En la última hoja de la planilla tenemos un resumen anual del flujo de la caja chica. Allí podemos ver un cuadro con el resumen de todos los aportes y egresos mes a mes, un saldo mensual y totales anuales para cada columna. Todo para estar al día, en cada momento.

Información

Técnica

Descripción BreveCómo gestionar el flujo de caja y una sencilla herramienta de control.
IdiomaEspañol (ES)
Autoreducarchile
Fuenteeducarchile

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